POLITICAS

POLITICA EMPRESARIAL

El propósito es mantener procesos de actualización y mejoramiento de la calidad en forma permanente que nos permitan alcanzar nuestros objetivos.

1.       Desde la gerencia la empresa se debe estar orientada en satisfacer las necesidades del cliente en el desarrollo de los productos y/o servicios que ofrecemos, siendo innovadores en cuanto a diseño y avances tecnológicos.

2.       Los planes, programas y presupuestos de la empresa se realizarán con base en el Plan Estratégico definido por la empresa.

3.       Los cambios en la estructura deben ser aprobados por la gerencia, luego de estudio y análisis de las propuestas por medio de un documento y sustentación.

4.       La empresa se dividirá en departamentos autónomos con capacidad de decisión potenciando el mejoramiento continuo.

5.       La creación de nuevos departamentos solo será posible si es para mejora de los ya existentes, teniendo en cuenta los costos y la calidad en su funcionamiento.

6.        Antes de finalizar el año se debe reunir la gerencia para realizar una evaluación del año en curso, donde se presentarán un estudio actualizado de los procesos y se sugerirán mejoras para el nuevo año.

7.       En caso de expansión y/o descentralización esta se realizará en función del estudio de demanda y productividad, siendo responsable el gerente de zona de las decisiones tomadas para su funcionamiento y se rendirán cuentas a la gerencia principal.

8.       La empresa actuará al máximo a cero papel, utilizando al máximo la tecnología sin descuidar la seguridad necesaria como la utilización de bacap.

9.       Cada área debe guardar relación en el proceso de producción evitando la duplicidad  y cada proceso debe contar con un responsable que será quien responda por la eficacia y eficiencia en el proceso.

10.   El responsable de cada área de proceso debe cumplir con los objetivos asignados para cada periodo teniendo libertad de elegir el mejor procedimiento para la obtención de buenos resultados.

11.   El desempeño de las áreas se medirá en función de reportes  trimestrales reportados a la gerencia utilizando indicadores de gestión partiendo de su situación actual y las metas establecidas trimestralmente. De no cumplirse las metas establecidas la gerencia entrará a solicitar  un proceso de observación y auditoria.

POLÍTICA INTERNA

 El propósito es ordenar y difundir el marco normativo de la empresa

1.       Es nuestra política mantener informados a nuestros colaboradores acerca de las políticas de la empresa, el reglamento interno, el manual de funciones y procedimientos, de manera que todo el personal tenga pleno conocimiento de su rol dentro de la empresa,  su relación con el área en el cual se desempeña y como ejecutar sus funciones de acuerdo a los procesos y procedimientos vigentes.

2.        La estructura de la documentación deberá ser de la siguiente manera:

- Las Políticas y de éstas se derivan los siguientes niveles de la documentación.

- Lo integran los Reglamentos.

- Se constituye por los Manuales de funciones y procedimientos que contendrán las instrucciones de trabajo en forma detallada para realizar una actividad.

3.       El gerente es el responsable de que en su área operativa, se documenten sus principales actividades y procesos, ya que tiene la autoridad para organizar, controlar, ejecutar y asegurar el cumplimiento de las aplicaciones.

4.       Es obligación del responsable de cada proceso, el asegurar que éste y la documentación asociada, se revise y se mantenga actualizada para garantizar la correcta ejecución del proceso que le ha sido asignado.

5.       La gerencia debe asegurar que los Manuales de funciones y procedimientos sean revisados y actualizados al menos una vez al año.

6.       La elaboración de documentos relacionados con los procesos, estructura y reglamentos será dirigida por la gerencia, en conjunto con las áreas involucradas en el tema objeto de documentación. Una vez concluida su elaboración, la misma gerencia se encargará de su presentación para su trámite de aprobación.

POLÍTICA SALARIAL

El propósito es crear un sistema de remuneración equitativo para los empleados que los motive, aumentando la productividad para el cumplimiento de objetivos y metas.

1.       El sistema de remuneración de la empresa obedecerá al modelo propuesto y su valoración estará de acuerdo con el mercado laboral local del sector de la marroquinería.

2.       El cumplimiento del sistema de remuneración de los vendedores estará de acuerdo a una tabla de porcentajes  que será aprobado por la gerencia de la empresa.

3.       Se procurará establecer un sistema de remuneración variable en función del cumplimiento de objetivos y metas.

4.       Los incrementos salariales se realizarán únicamente como consecuencia del desempeño y la situación financiera de la empresa.

5.        Todo requerimiento de pago de horas extras y viáticos deberá obedecer a una programación de trabajo previamente establecida y en función de su costo- beneficio; y deberán ser autorizados por el gerente dentro de su respectivo presupuesto aprobado.

6.        Bajo ningún concepto se pagarán horas extras a personal de confianza.

POLÍTICA DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

El propósito es establecer las normas aplicables a las actividades de selección y contratación del recurso humano que permitan escoger personas idóneas, que se ajusten a los requerimientos de la Compañía y a los perfiles establecidos para alcanzar sus objetivos estratégicos y asegurar su futuro desarrollo.

1.       El proceso de selección de personal se iniciará con la elaboración del “Requerimiento de Personal”, este deberá estar firmada por el Gerente. Esto se aplicará para todos los casos de vacantes, reemplazos y creación de nuevos puestos y el gerente también aprobará los requerimientos de personal, con base a la documentación que justifique la decisión. 

2.       No se podrá realizar ninguna contratación de personal que no haya cumplido con el proceso de selección.

3.       Para la contratación de personal administrativo, la Gerencia confirmará la existencia del cargo dentro del organigrama.

4.       En todo contrato de trabajo se establecerá que vencido el plazo, el empleado se compromete  a no ingresar a su lugar de trabajo sin autorización expresa del administrador. Los modelos de contratos de trabajo a utilizarse en la empresa deberán estar previamente aprobados por la gerencia.

5.       La elección del personal contratado constituye responsabilidad exclusiva del administrador, quién tomará su decisión en base a la información provista en el proceso de selección.

6.        No se aceptarán reingresos de ex empleados, que hayan salido de la empresa por: retiro voluntario o despido

7.       El desempeño de los empleados es horizontal y vertical, por lo que se procurará la rotación en diferentes puestos y cargos del mismo nivel ocupacional, para  enriquecer sus competencias profesionales, generando así bases más sólidas y amplias para el desempeño futuro de quienes sean promovidos.

8.       Los ascensos se otorgan cuando las necesidades y estructuras de la Compañía se satisfagan con los perfiles de los trabajadores que han demostrado alto desempeño y potencial para posiciones de mayor responsabilidad, cumplan los requisitos académicos y de experiencia exigidos en el cargo.

9.       La administración, será evaluada en su desempeño al menos una vez al año, deberá ser entregada en el mes de agosto y tendrá relación directa con el grado de cumplimiento de los objetivos organizacionales, para lo cual se aplicará la evaluación por objetivos cumplidos y resultados alcanzados en todas las áreas de la empresa. Esto servirá de base imprescindible para promociones y ascensos.

10.    Toda promoción o ascenso incluirá la remuneración del nuevo cargo, de acuerdo a la política salarial vigente.  Y tendrá un periodo de prueba de tres meses en el nuevo cargo.

POLÍTICA DE VACACIONES

El propósito es establecer la directriz bajo la cual la administración deberá planear las vacaciones de los trabajadores,  asegurando que la ausencia temporal de estos no ocasione inconvenientes al normal desarrollo de actividades de la empresa.

1.       Las vacaciones se realizará con base a la programación que debe presentar la Gerencia  como parte del plan operativo anual.

2.       Cuando por necesidad de la Compañía, el trabajador se ve imposibilitado de hacer uso de las vacaciones, el jefe inmediato del área y el trabajador deberán acordar una nueva fecha de programación de estas y comunicarlo a Recursos Humanos. En casos extremos y justificados por la gerencia se podrá compensar en dinero las vacaciones, hasta por dos periodos consecutivos.

POLÍTICA DE CAPACITACIÓN

El propósito es establecer directrices para desarrollar competencias laborales en sus trabajadores, que contribuyan a conseguir los objetivos organizacionales y la satisfacción de nuestros clientes.

1.       El Plan Anual de Capacitación deberá ser aprobado por la gerencia, basándose en el Plan Estratégico de la empresa y de acuerdo a las necesidades percibidas.

2.       Todo el personal contratado o ascendido por la compañía deberá participar del proceso de Inducción Empresarial del cargo a desempeñar.

3.       La administración procurará capacitar a la mayor cantidad posible de trabajadores, en un proceso continuo, teniendo prioridad los objetivos estratégicos de la empresa. Esta capacitación deberá ser de acuerdo a las actividades que realice el trabajador y las necesidades de actualización del área, para que pueda mejorar su desempeño.

4.       En el caso de certificación en competencias laborales la gerencia dirigirá al SENA una carta solicitando el proceso.

5.        Para la capacitación de todo tipo de Postgrado o Programa Superior, la empresa cubrirá un porcentaje del mismo en función de las necesidades de la compañía, el costo y los ingresos del empleado. Para estos casos, se firmará con el empleado un convenio de especial de beca; el trabajador podrá optar por una maestría, una sola vez en su carrera empresarial.

6.       El trabajador que participe de la capacitación debe comprometerse en cumplir con el Plan de Estudios y aprobarlo, en caso contrario deberá reintegrar a la empresa el costo cubierto por esta, a excepción de un caso de fuerza mayor.

POLÍTICA OPERACIONAL

El propósito es normalizar las actividades del área de operaciones, dentro de lineamientos establecidos en el Plan Estratégico, para cumplir con la misión y buscar alcanzar la visión.

1.      A cada operario se le asignara un puesto de trabajo el cual deberá cuidar y mantener bajo la política de la 5’s.

2.      A cada operario de le asignaran las tareas diarias las mismas que tendrá que reportar al finalizar cada día.

3.      Las actividades técnicas se deberán programar de acuerdo con lo establecido en el plan operativo del área de producción

4.      En caso de reporte de daños en la maquinaria, se marcará con una bandera roja y el supervisor del área verificará y reportará el evento para programar la visita del técnico.

5.       Todos los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo que se planifiquen realizar en la sección de operarios deben ser ejecutados en horarios de menor impacto en la producción.

6.      Se deberán establecer los mecanismos necesarios y la utilización de las herramientas adecuadas que permitan un control y evaluación continuos sobre la calidad de nuestros productos.

7.      Cada puesto de trabajo tendrá a disposición las herramientas necesarias para su correcta función.

8.      Los planes de mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de producción deben estar definidos y valorizados al final del tercer trimestre de cada año, para que se incluyan en el presupuesto del año siguiente.

9.      La ingeniería y desarrollo de los proyectos del área deberán ejecutarse con base a estudios de demanda y mercado, que serán proporcionados por la administración  de la empresa. Los proyectos de nuevos diseños deberán ser pre sentados al final de cada trimestre para estudiar su presupuesto.

10.  Los informes técnicos en los que se fundamentan los procesos de adquisición y/o proyectos de mejoramiento o inversión en nuevas tecnologías para la producción, deberán identificar con claridad y ser justificados en cuanto a que proceso apoyará. La omisión de este requerimiento imposibilitará la continuación del mismo.

POLITICA DE SERVICIO AL CLIENTE

El propósito es crear, estructurar e implantar una eficaz y eficiente gestión de servicio al cliente, que estimule el desarrollo y crecimiento de la empresa.

1.       La atención y servicio al cliente, serán acciones de alta prioridad y de carácter estratégico. La Administración deberá asegurarse de que la empresa esté orientada a servir con efectividad al cliente sea interno o externo, utilizando normas de cortesía, amabilidad y cordialidad.

2.       Los principales responsables en el área de atención al cliente externo  será el vendedor  y deberá estar enfocados a dirigir sus acciones hacia un servicio de carácter integral cuyo principal objetivo sea la satisfacción del cliente.

3.       La responsabilidad del servicio al cliente interno será el departamento de relaciones humanas, este deberá velar por su satisfacción y cumplimiento en el área.

4.       El personal que labore en el área de servicio al cliente, deberá ser seleccionado en función de un perfil específico y estar capacitado para atender cualquier necesidad del cliente, simplificando los procesos y la eficiencia en la operación, para cuyo efecto serán capaces de combinar escenarios de servicio de: venta de líneas y demás productos y servicios disponibles, atención de quejas, recepción de reclamos, etc.

5.       Se deberá dar comodidad y agilidad a los Clientes, activos y potenciales, para lo cual la empresa deberá contar con sistemas que permita mantener un ambiente de trabajo organizado, reducir tiempos de espera y evaluar la gestión de servicio del personal.

6.       Todas las quejas y reclamaciones presentadas en el área de Servicio al Cliente, por concepto de facturación, fraude, servicios no brindados, daños, etc.; deberán ser correctamente registrados en el sistema, y procurar su solución en forma inmediata; salvo los casos que requieran análisis, investigación y soporte de otras áreas, para cuyo efecto el plazo no deberá ser mayor a 15 días hábiles.

7.       Los Clientes no deban pagar valores extras para conseguir o adelantar la reparación. Si ésta no se efectuó o el reclamo no fue atendido dentro del plazo estipulado, deberá llamarse al cliente y explicarle las causas de la demora.

8.       La Administración deberá buscar el continuo mejoramiento del servicio al cliente, desarrollando estrategias que optimicen la atención personalizada, la eficiencia en las instalaciones y reparaciones y oportuna disponibilidad de entrega de las facturas, en formatos entendibles, ágil solución de los reclamos, entre otras; acciones que deberán ser medidas y evaluadas constantemente mediante el desarrollo de indicadores de gestión que permitan medir el desempeño de los empleados y supervisar la percepción y satisfacción del cliente.

POLITICA DE COBRANZA DE CARTERA

El propósito es optimizar los procesos de recuperación de cartera en busca de efectividad y eficiencia, con el objeto prevenir la acumulación de cartera e incrementar la liquidez de la empresa y fortalecer su estructura financiera.

1.       La Administración deberá implementar los mecanismos internos y externos para asegurar la recuperación de su cartera.

2.       El cobro de facturas efectuará a más tardar hasta el 1ro. de cada mes.

3.       La administración mantendrá debidamente informado a sus clientes sobre valores pendientes utilizando herramientas y tecnologías disponibles (notificaciones telefónicas y vía correo electrónico.)

4.       La gerencia dará prioridad a la utilización de los recursos tecnológicos y herramientas a las áreas respectivas para facilitar la gestión de recuperación de cartera.

5.       Iniciar cada trimestre las acciones legales en contra de los clientes que no han cumplido con los convenios de pago ya suscritos y demás deudores por concepto de cartera  para lo cual se deberá fijar el valor mínimo de deuda para iniciar acciones judiciales.

POLÍTICA ADMINISTRATIVA

El propósito es establecer directrices que le permitan a la empresa contar con la logística necesaria para proveer a su personal de un adecuado ambiente de trabajo y los servicios necesarios para el normal desarrollo de sus actividades, asegurando la provisión oportuna de materiales e insumos preservando el buen estado de conservación y de seguridad de las instalaciones con que cuenta la empresa.

1.       Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de Mágica marroquinera s.a.s. deberán recibir el mantenimiento respectivo a efectos de preservar su buen estado de presentación y conservación.

2.       Los bienes muebles que originen gastos en exceso se los dará de baja para su posterior remate.

3.       Cuando exista la necesidad de reemplazar maquinaria y/o equipos, se podrá considerar las siguientes opciones: Compra, arrendamiento mercantil, o se podrá considerar la opción de tercerizar el servicio producción. Previo a decidir sobre la opción a utilizar se deberá realizar el correspondiente estudio de costo-beneficio.

4.       Los servicios de limpieza serán contratados, donde se brinde servicios de manera directa.

5.       Los bienes de la empresa, excepto aquellos que hayan sido dados de baja, deben estar asegurados a base de avalúos reales.

POLÍTICA DE COMPRAS